Przed zamówieniem i zainstalowaniem aplikacji Project warto poznać jej główne i zaawansowane funkcje. W takim przypadku aktywacja Office 2019 przyniesie maksymalne korzyści.
Kluczowe funkcje i narzędzia Microsoft Project 2019
Wiele funkcji jest dostępnych dla użytkowników tego oprogramowania:
- Tworzenie nowego projektu i definiowanie jego parametrów;
- Tworzenie zadań i definiowanie ich powiązań;
- Ustawianie czasu trwania zadań i definiowanie zależności;
- Tworzenie i konfigurowanie wykresów i diagramów;
- zarządzanie budżetem projektu;
- śledzenie postępów i wprowadzanie zmian;
- generowanie raportów i analizowanie wyników.
Po zakupie pakietu Office 2019 i uruchomieniu programu Project można przygotowywać projekty o różnym poziomie złożoności. Praca nad projektami składa się z kilku podstawowych elementów. Po pierwsze, ważne jest, aby utworzyć listę zadań i określić, w jaki sposób są one ze sobą powiązane.
Podczas tworzenia zadań użytkownicy mogą określić wiele parametrów, od tytułu i czasu trwania po sposób zarządzania i ustalania priorytetów. Jeśli do zadania trzeba dodać dodatkowe informacje, służy do tego osobna zakładka.
Bardzo przydatna jest funkcja oceny priorytetu zadania. Pozwala ona określić, które zadania są ważniejsze i nadać im priorytety w odpowiedniej kolejności.
Aktywacja Office 2019 i zastosowanie Project pomaga efektywnie zarządzać dostępnym budżetem. Dzięki aplikacji użytkownicy śledzą, ile zasobów jest wydawanych na konkretne zadanie.
W aplikacji Project można również tworzyć raporty w celu oceny wyników różnych zadań. Na podstawie tych informacji menedżerowie biznesowi mogą łatwo sprawdzić, jak wydajnie pracują ich podwładni.
Zaawansowane funkcje i możliwości Microsoft Project 2019
W przypadku zakupu pakietu Microsoft Office 2019, oprócz podstawowych funkcji aplikacji Project, użytkownicy otrzymają również bardziej zaawansowane narzędzia:
- korzystanie z szablonów w celu przyspieszenia tworzenia projektów;
- przypisywanie i zarządzanie zadaniami z wieloma zasobami;
- zarządzanie ryzykiem i podejmowanie decyzji na podstawie analizy danych;
- integracja z innymi aplikacjami pakietu Microsoft Office;
- praca w środowisku współpracy i interakcja oparta na współpracy.
Jeśli przedsiębiorstwo prowadzi wiele ogólnych projektów, nie jest korzystne tworzenie oddzielnego arkusza kalkulacyjnego dla każdego z nich. Znacznie wygodniej jest zachować jeden arkusz kalkulacyjny i używać go jako szablonu. Pozwoli to na szybsze planowanie projektów tego samego typu.
Kolejną przydatną funkcją programu Project jest zarządzanie ryzykiem. Pozwala ona zidentyfikować zagrożenia, które mogą mieć wpływ na harmonogram i budżet projektu.
Aktywacja pakietu Office 2019 i uruchomienie programu Project pomaga również w przypadku konieczności pracy nad kilkoma powiązanymi projektami. Nie muszą być one łączone. Użytkownicy będą mogli zarządzać dwoma projektami jednocześnie.
Project jest zintegrowany z wieloma aplikacjami pakietu Office. Na przykład, aby zapewnić wielu osobom dostęp do informacji o projekcie, można użyć SharePoint.
Wskazówki i porady dotyczące korzystania z Microsoft Project 2019
Aby efektywniej korzystać z tej aplikacji, warto zapoznać się z poradami ekspertów:
- przygotować listę zadań przed rozpoczęciem projektu;
- przełącz się na zadania z automatycznym planowaniem;
- utwórz strukturę podziału zadań.
Przygotowanie listy zadań z wyprzedzeniem pomoże uniknąć bałaganu podczas planowania projektu. W ten sposób użytkownik ma pewność, że nie zapomni o ważnych zadaniach.
Przygotowanie harmonogramu może być trudne dla kierownika projektu. Dlatego zaleca się wcześniejsze utworzenie struktury podziału zadań, aby podzielić złożone operacje na prostsze zadania.
Jeśli ktoś kupuje Microsoft Office 2019, aby korzystać z aplikacji Project, te wskazówki pomogą uniknąć wielu problemów w rozwoju projektu.
Często zadawane pytania i odpowiedzi
Klienci, którzy zamierzają kupić MS Project, często zastanawiają się, na ilu urządzeniach można zainstalować Project Online. Może on działać na maksymalnie pięciu komputerach jednocześnie.
Niektórzy pytają też, czy plany projektów utworzone w poprzednich wersjach aplikacji można otworzyć w Project 2019. Odpowiedź brzmi: tak. Wszystkie wersje Project 2010 do 2021 używają tych samych formatów plików.
Podsumowanie
Jeśli organizacja musi stworzyć szczegółowy plan dla jakiegoś projektu, warto kupić pakiet Office 2019 z aplikacją Project. Jest to program z wieloma narzędziami. Nie jest łatwy do opanowania dla każdego, ale pozwala na efektywną pracę z projektami i uzyskanie szczegółowych informacji o wydajności pracowników.
