wtorek, 24 marzec 2020 10:21

Jak usprawniać procesy biznesowe firmy z pomocą oprogramowania?

ERP ERP

W ostatnich latach, w każdej dziedzinie życia, obserwujemy dynamiczny rozwój technologiczny. Słowo innowacje odmieniane było przez wszystkie możliwe przypadki. Jak grzyby po deszczu wyrastają start-upy technologiczne. Eksploatując poszczególne nisze wyrastają na globalne biznesy.

Nie jest tajemnicą, że obecnie bardzo szybko rozwijają się technologie informatyczne oraz chmurowe. Wysokiej klasy, nowoczesne oprogramowanie potrafi przenosić biznesy na coraz wyższe poziomy optymalizacji procesów biznesowych. To sprawia, że wydajność poszczególnych firm znacząco rośnie. Tym samym przychody i zyski również.

 

Jak usprawniać procesy biznesowe firmy z pomocą oprogramowania?

W ostatnich latach, w każdej dziedzinie życia, obserwujemy dynamiczny rozwój technologiczny. Słowo innowacje odmieniane było przez wszystkie możliwe przypadki. Jak grzyby po deszczu wyrastają start-upy technologiczne. Eksploatując poszczególne nisze wyrastają na globalne biznesy. Nie jest tajemnicą, że obecnie bardzo szybko rozwijają się technologie informatyczne oraz chmurowe. Wysokiej klasy, nowoczesne oprogramowanie potrafi przenosić biznesy na coraz wyższe poziomy optymalizacji procesów biznesowych. To sprawia, że wydajność poszczególnych firm znacząco rośnie. Tym samym przychody i zyski również.

Optymalizacja procesów biznesowych za pomocą rozwiązań informatycznych.

O systemach do zarządzania przedsiębiorstwem (ERP) pewnie każdy z was słyszał. Obecnie są już nierozłączną składową prawidłowego zarządzania każdą firmą. Obsługują wszystkie procesy począwszy od fakturowania, poprzez magazyn, księgowość oraz płace i kadry. Są ciągle rozwijane, automatyzowane i dostosowywane do zmieniających się przepisów. W zależności od rozwiązania możemy również korzystać z modułów takich jak CRM (zarządzanie relacjami z klientami), DMS (zarządzanie obiegiem dokumentów) czy Business Intelligence, które pozwala nam na przekrojowe analizowanie danych w firmie. To ostatnie rozwiązanie jest obecnie najpopularniejsze i wywarło największy wpływ na optymalizację biznesów.

Czy możliwe jest wdrożenie kolejnych innowacji z wykorzystaniem oprogramowania?

Jak najbardziej tak. Wiele zależy oczywiście od specyfiki naszej firmy. Im przedsiębiorstwo mniejsze, tym szanse na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań, które znacząco poprawią wydajność, jest oczywiście niższe. Choć też nie zawsze. Wszystko zależy od specyfiki.

Weźmy przykład hurtowni spożywczej, w której pracuje 10 osób. Przedstawiciel handlowy zbiera zamówienia w terenie i zapisuje je na kartce. Złożenie zamówienia klasycznymi sposobami wymaga telefonu do firmy, podyktowania, zapisania przez fakturzystkę, a następnie wprowadzenie do systemu magazynowego. Jeśli handlowiec złożyłby takie zamówienie za pomocą aplikacji mobilnej, w pełni zintegrowanej z systemem ERP, to odpada nam te kilka kroków.

Innym ciekawym przykładem są systemy typu OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), które bardzo dobrze sprawdzają się w biurach rachunkowych. W momencie gdy księgowa ma do wprowadzenia kilkaset dokumentów i rozliczenie podatku w określonej dacie, wprowadzanie ręczne danych staje się nieefektywne. Wykorzystanie systemu do zaczytywania i rozpoznawania dokumentów oraz wprowadzania ich do systemu księgowego może znacząco skrócić czas pracy oraz zmniejszyć stres związany z goniącymi terminami.

W jaki sposób można wykorzystać technologie internetowe do przyśpieszenia pracy?

Dzisiejsze technologie webowe dają bardzo szerokie i różnorodne możliwości. Coraz więcej firm kieruje swój wzrok w stronę oprogramowania dostępnego online przez przeglądarkę. W ten sposób wykorzystując zewnętrzne zasoby serwerowe mogą łączyć się z systemem z dowolnego urządzenia, z dowolnego miejsca na świecie. Bardzo widoczne, jak przydatne może być takie rozwiązanie, stało się w momencie obecnej epidemii. Wszyscy pracownicy oddelegowywani byli do pracy zdalnej w domach. Jednak często okazywało się, że firmy nie są na to gotowe więc zajmowało to wiele czasu zanim działy IT wdrożyły odpowiednie rozwiązania.

Świetnie sprawdzają się również rozwiązania do automatyzacji marketingowej na stronach i w sklepach internetowych. Chodzi tutaj o np. wyświetlanie spersonalizowanych komunikatów w momencie gdy użytkownik przegląda konkretny produkt, wyświetlamy mu na żywo inne podobne lub piszemy „widzę, że oglądasz golarki z najwyższej półki, co powiesz na zakup odpowiedniej pianki?”. Oczywiście odbywa się to bez udziału naszego pracownika poprzez zautomatyzowane scenariusze. Do tego dochodzą automatycznie wysyłane maile. Podobne efekty można uzyskać np. w windykacji należności od kontrahentów. Wiele systemów ERP posiada możliwość integracji z bramkami SMS oraz ustawienia schematów kiedy wysłać maila, a kiedy SMS z przypomnieniem o płatności. Automatyzacja windykacji należności znacząco poprawia płynność finansową. To istotne patrząc na to z perspektywy, że 50% polskich firm ma zatory płatnicze i opóźnienia. Przykładowym oprogramowaniem ERP, które posiada takie rozwiązanie jest system Comarch Optima. Więcej informacji na jego temat znajdziecie tutaj: https://comarch-optima-demo.pl/

Co jeszcze można automatyzować z pomocą oprogramowania?

W zależności od branży i specyfiki procesów, które mogą ulec optymalizacji w firmie jest wiele. Do przykładowych i najczęściej wykorzystywanych należą:

  1. Poprawa płynności i obiegu dokumentów w formie elektronicznej oraz ich akceptacji według szczebli struktury i schematów. Tutaj z pomocą przyjdzie system DMS;

  2. Obsługa magazynów wysokiego składowania, oznaczania towarów oraz przyśpieszenie pracy magazynierów. Przydatny będzie system WMS wraz z aplikacją mobilną;

  3. Analizy tras pracowników terenowych za pomocą monitoringu floty samochodów oraz ich poprawek.

  4. Wykorzystanie przez serwisantów aplikacji mobilnych w trakcie wizyt serwisowych w celu rejestrowania zużytych materiałów oraz bezpośredniego wciągania ich do systemu;

  5. Optymalizowanie procesów produkcyjnych za pomocą zaawansowanych systemów MES (Manufacturing Execution System - system zarządzania produkcją). Zazwyczaj posiadają one znacznie bogatszą funkcjonalność niż klasyczne systemy ERP. W ten sposób możemy poprawiać wydajność i jakość naszej produkcji;

  6. Procesy rekrutacji, szkoleń, zgłaszania urlopów oraz grafików prac poprzez aplikacje webowe dostępne np. na smartfonach;

  7. Platformy B2B e-commerce – ułatwią samodzielne składanie zamówień naszym kontrahentom. W ten sposób jeśli posiadamy pełną integrację z systemem ERP nasz pracownik nie będzie musiał przyjmować zamówień telefonicznie oraz ręcznie wprowadzać ich na magazyn. Wszystko wydarzy się automatycznie.

Oczywiście to tylko część i przykłady obszarów działalności firm, które mogą zostać zoptymalizowane z wykorzystaniem nowoczesnego oprogramowania. W zależności od profilu firmy często istnieje potrzeba tworzenia tzw. rozwiązań dedykowanych lub po prostu integracji przepływu danych między różnymi systemami. Na pewno warto rozważyć w swojej firmie czy i jakie procesy biznesowe możemy obsługiwać lepiej wykorzystując w tym celu najnowocześniejsze technologie informatyczne. Niestety kłopotem często jest brak świadomości przedsiębiorców, że po prostu dany proces da się wykonać łatwiej i szybciej.

Artykuły powiązane

  • Jakie media i kanały powinieneś wykorzystywać w swoich działaniach marketingowych? Jakie media i kanały powinieneś wykorzystywać w swoich działaniach marketingowych?

    Przy opracowaniu strategii promocyjnej warto wziąć pod uwagę wiele różnorodnych czynników i na ich podstawie zdecydować się na odpowiednie działania marketingowe. Wybór trzeba również dostosować do charakteru firmy. Warto wiedzieć, które media efektywnie trafią do szerokiego grona odbiorców.

  • Jak wybrać odpowiednie szkolenie sprzedażowe? Jak wybrać odpowiednie szkolenie sprzedażowe?

    Firmy coraz częściej stawiają na szkolenia sprzedażowe. Głównie te, które mają rozbudowane działy handlowe. Jak wybrać odpowiednie szkolenie sprzedażowe? Na co zwrócić uwagę? Podpowiedzi znajdziesz w tym artykule.

  • Import towarów w procedurze uproszczonej - na czym polega i jakie są zasady? Import towarów w procedurze uproszczonej - na czym polega i jakie są zasady?

    Import towarów w procedurze uproszczonej jest coraz częściej stosowanym narzędziem wśród przedsiębiorców. Ustawa wskazuje, że podatnicy mają możliwość rozliczenia VAT od importu nawet wtedy, gdy nie opłacili wcześniej podatku do urzędu celno-skarbowego. Na czym polega procedura uproszczona? Jakie są jej zasady? Co daje skorzystanie z uproszczonej procedury oraz jak wybrać do tego firmę spedycyjną?

Media

Polecamy

  • 1