KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie, przechowywanie i wysyłanie faktur ustrukturyzowanych. Jest on odpowiedzią na trend cyfryzacji i ma na celu usprawnienie procesów księgowych przedsiębiorców.
Co to jest KSeF?
Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) to dokument elektroniczny zgodny z określonymi przepisami, zawierający informacje w odpowiednim formacie, który umożliwia automatyczne przetwarzanie danych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Faktury ustrukturyzowane są jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. Natomiast Krajowy System eFaktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym, którego celem jest usprawnienie procesu wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Dobrowolne korzystanie z niego jest możliwe od początku 2022 r., natomiast od 1 lipca 2024 r. KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT.
Główną funkcją KSeF jest zwalczanie wyłudzeń szarej strefy poprzez ustandaryzowanie procesu wystawiania faktur oraz umożliwienie ich przetwarzania i przechowywania w systemie. KSeF ma wiele korzyści, takich jak skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT, uproszczenie obiegu dokumentów, zwolnienie z przechowywania faktur i zwiększenie kontroli nad procesem fakturowania.
Kto musi korzystać z KSeF?
Od 1 lipca 2024 roku KSeF będzie obowiązkowy dla określonych podmiotów, wśród których są:
- przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT,
- przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- podatnicy zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS (One Stop Shop), którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.
Podmioty należące do tych kategorii będą musiały dostosować swoje systemy informatyczne i procesy księgowe do wymogów KSeF oraz korzystać z tego systemu do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych.
Jakie są zalety KSeF?
Krajowy System e-Faktur przynosi wiele korzyści dla przedsiębiorców oraz organów podatkowych. Oto niektóre z nich:
- skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 45 dni, co przynosi przedsiębiorcom poprawę płynności finansowej,
- uproszczony obieg dokumentów – KSeF umożliwia elektroniczne wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur, eliminując konieczność obsługi faktur papierowych i fizycznego ich przekazywania,
- zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur – faktury wystawione w ramach KSeF będą przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez 10 lat, co pozwoli przedsiębiorcom uniknąć konieczności przechowywania papierowych dokumentów,
- standaryzacja faktur ułatwi wzajemne rozliczenia i księgowanie – dzięki jednolitemu formatowi e-Faktur procesy rozliczeniowe oraz księgowe stają się bardziej spójne i efektywne,
- pewność dostarczenia faktury – dzięki korzystaniu z KSeF przedsiębiorcy mają pewność, że faktury zawsze dotrą do odbiorców, co nie zawsze jest pewne w przypadku otrzymywania faktur drogą elektroniczną lub tradycyjną,
- mniejsza podatność na błędy przy wystawianiu faktur,
- brak konieczności dodawania oznaczeń “duplikat” lub “korekta” przy ponownym wystawieniu faktury, co przyczynia się do większej przejrzystości dokumentów,
- zwiększenie kontroli nad procesem fakturowania, co może przyczynić się do lepszej kontroli nad obiegiem dokumentów finansowych,
- uszczelnienie systemu podatkowego – wprowadzenie jednolitego standardu obrotu fakturami ma na celu zwiększenie transparentności systemu podatkowego i ograniczenie nadużyć.
KSeF ma więc na celu zwiększenie efektywności, poprawę kontroli i ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej dla przedsiębiorców w Polsce.
