poniedziałek, 26 sierpień 2019 04:11

Zaawansowany system zarządzania dokumentami – dlaczego warto wdrożyć go w firmie?

System zarządzania dokumentami System zarządzania dokumentami

Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od swojej wielkości każdego roku wytwarza wiele dokumentów, które są potrzebne do jego prawidłowego funkcjonowania.

Już jakiś czas temu większość firm do tworzenia i obiegu dokumentów wykorzystuje komputery i internet. A co, jeśli można by było jeszcze bardziej udoskonalić zarządzanie dokumentami? Już teraz jest to możliwe dzięki specjalnym systemom zarządzania. Jak działa taki system obiegu dokumentów i jakie są zalety jego wdrożenia? Co jeszcze warto wiedzieć na ten temat?

System obiegu dokumentów – co to takiego?

System zarządzania dokumentami to inaczej system DMS (od angielskich słów Document Management System). Jest to program pozwalający na kompleksowe zarządzanie dokumentami w firmie – zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Dzięki technologii OCR do systemu można wprowadzać również dokumenty w formie papierowej – są one skanowane i wprowadzane do systemu już w formie cyfrowej.

Jakie są zalety wprowadzenia w firmie DMS?

Wprowadzenie do codziennego użytku w firmie systemu pozwalającego na zarządzanie dokumentami, to przede wszystkim wprowadzenie ładu. DMS pozwala przede wszystkim na rejestrowanie i porządkowanie według ustalonego klucza wszelkich dokumentów, a także archiwizowanie danych na serwerach. Dobry system będzie obsługiwał różne formaty plików, a także wysyłał do użytkowników określone powiadomienia. Łatwiejszy jest też sam obieg dokumentów i odnajdywanie ich w razie potrzeby.

Dzięki zastosowaniu takiego systemu można zatem odpowiednio zoptymalizować czas pracy, co wpłynie korzystnie na zyski firmy. Co więcej, zwiększa się bezpieczeństwo danych, gdyż system taki tworzy kopie zapasowe wszelkich danych, które zostaną do niego wprowadzone. To, w razie potrzeby pozwala na szybkie odzyskanie potrzebnych i ważnych dla firmy informacji.

Na co zwrócić uwagę wybierając DMS do swojej firmy?

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na to, jakie opcje oferują twórcy systemu, a także jego obsługę. Powinna ona być łatwa i intuicyjna, aby móc szybko wprowadzić go do codziennego funkcjonowania firmy. Ważne jest też to, aby można było go dostosowywać do indywidualnych potrzeb użytkownika, to pozwoli na jeszcze efektywniejsze wykonywanie pracy związanej z obiegiem dokumentów. Warto też dowiedzieć się, w jaki sposób twórcy oprogramowania wspierają je – czy są na bieżąco wprowadzane poprawki i aktualizacje funkcji, a także, w jaki sposób pobierana jest opłata za korzystanie z systemu – czy jest to jednorazowy koszt zakupy czy np. abonament za subskrypcję.

 

  • Jakie mechanizmy sceniczne są wykorzystywane na wydarzeniach kulturalnych?

    Jakie mechanizmy sceniczne są wykorzystywane na wydarzeniach kulturalnych?

    Organizacja wydarzeń kulturalnych — koncertów, spektakli teatralnych czy festiwali — wymaga zastosowania zaawansowanych rozwiązań technicznych. Jednym z kluczowych elementów są mechanizmy sceniczne, które odpowiadają za podnoszenie i czytaj dalej
  • Kilka porad dla podróżujących po Czechach!

    Kilka porad dla podróżujących po Czechach!

    Czechy to kierunek chętnie wybierany przez Polaków – zarówno na szybki weekendowy wypad, jak i dłuższy urlop. Kraj ten oferuje malownicze miasta, piękne krajobrazy, znakomitą kuchnię czytaj dalej
  • Jak szybko nauczyć się prowadzić samochód – poradnik dla początkujących

    Jak szybko nauczyć się prowadzić samochód – poradnik dla początkujących

    Czy strach przed prowadzeniem auta jest normalny? czytaj dalej
  • Bezpieczeństwo, wygoda i porządek – wynajem odzieży roboczej

    Bezpieczeństwo, wygoda i porządek – wynajem odzieży roboczej

    Wynajem odzieży roboczej to nowoczesne rozwiązanie, które łączy wygodę, kontrolę kosztów oraz zgodność z przepisami BHP i HACCP. Natare to doświadczony partner, który kompleksowo zadba czytaj dalej
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4