poniedziałek, 26 sierpień 2019 04:11

Zaawansowany system zarządzania dokumentami – dlaczego warto wdrożyć go w firmie?

System zarządzania dokumentami System zarządzania dokumentami

Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od swojej wielkości każdego roku wytwarza wiele dokumentów, które są potrzebne do jego prawidłowego funkcjonowania.

Już jakiś czas temu większość firm do tworzenia i obiegu dokumentów wykorzystuje komputery i internet. A co, jeśli można by było jeszcze bardziej udoskonalić zarządzanie dokumentami? Już teraz jest to możliwe dzięki specjalnym systemom zarządzania. Jak działa taki system obiegu dokumentów i jakie są zalety jego wdrożenia? Co jeszcze warto wiedzieć na ten temat?

System obiegu dokumentów – co to takiego?

System zarządzania dokumentami to inaczej system DMS (od angielskich słów Document Management System). Jest to program pozwalający na kompleksowe zarządzanie dokumentami w firmie – zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Dzięki technologii OCR do systemu można wprowadzać również dokumenty w formie papierowej – są one skanowane i wprowadzane do systemu już w formie cyfrowej.

Jakie są zalety wprowadzenia w firmie DMS?

Wprowadzenie do codziennego użytku w firmie systemu pozwalającego na zarządzanie dokumentami, to przede wszystkim wprowadzenie ładu. DMS pozwala przede wszystkim na rejestrowanie i porządkowanie według ustalonego klucza wszelkich dokumentów, a także archiwizowanie danych na serwerach. Dobry system będzie obsługiwał różne formaty plików, a także wysyłał do użytkowników określone powiadomienia. Łatwiejszy jest też sam obieg dokumentów i odnajdywanie ich w razie potrzeby.

Dzięki zastosowaniu takiego systemu można zatem odpowiednio zoptymalizować czas pracy, co wpłynie korzystnie na zyski firmy. Co więcej, zwiększa się bezpieczeństwo danych, gdyż system taki tworzy kopie zapasowe wszelkich danych, które zostaną do niego wprowadzone. To, w razie potrzeby pozwala na szybkie odzyskanie potrzebnych i ważnych dla firmy informacji.

Na co zwrócić uwagę wybierając DMS do swojej firmy?

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na to, jakie opcje oferują twórcy systemu, a także jego obsługę. Powinna ona być łatwa i intuicyjna, aby móc szybko wprowadzić go do codziennego funkcjonowania firmy. Ważne jest też to, aby można było go dostosowywać do indywidualnych potrzeb użytkownika, to pozwoli na jeszcze efektywniejsze wykonywanie pracy związanej z obiegiem dokumentów. Warto też dowiedzieć się, w jaki sposób twórcy oprogramowania wspierają je – czy są na bieżąco wprowadzane poprawki i aktualizacje funkcji, a także, w jaki sposób pobierana jest opłata za korzystanie z systemu – czy jest to jednorazowy koszt zakupy czy np. abonament za subskrypcję.

 

  • Ancora Collection - Nowy standard elegancji

    Ancora Collection - Nowy standard elegancji

    Swetry.pl to nie tylko kolejny sklep cyfrowy, to prawdziwa mekka dla pasjonatów gustownych, przyjemnych i stylowych swetrów. Znaczenie tej marki tkwi nie tylko w jej czytaj dalej
  • Ancora Collection - Miejsce, gdzie komfort odnajduje elegancję

    Ancora Collection - Miejsce, gdzie komfort odnajduje elegancję

    Swetry.pl to nie tylko następny sklep internetowy, to miejsce ideałów dla pasjonatów gustownych, przyjemnych i stylowych swetrów. Znaczenie tej marki znajduje się nie tylko w czytaj dalej
  • Profesjonalny faktoring online - skuteczna pomoc na wyciągnięcie ręki

    Profesjonalny faktoring online - skuteczna pomoc na wyciągnięcie ręki

    Każdy człowiek, który liczy na płynność finansową swojej firmy, może mieć od czasu do czasu mniejsze albo większe problemy z płatnościami, np. za sprzedane towary czytaj dalej
  • Czy właściciele małych firm naprawdę potrzebują usługi faktoringu?

    Czy właściciele małych firm naprawdę potrzebują usługi faktoringu?

    Wielu przedsiębiorcom wydaje się, że w przypadku małej firmy nie ma sensu korzystać z usług faktoringowych, aby utrzymać płynność finansową. Tymczasem to właśnie niewielkie przedsiębiorstwa czytaj dalej
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4