Dobrze jest przyjrzeć się oprogramowaniu używanemu w firmie. Przede wszystkim zwrócić uwagę, by w roku 2020 program do wystawiania faktur i magazynu pozwolił przygotować dokumenty sprzedaży według najnowszych procedur, skutecznie zarządzać zapasami i przygotować niezbędne aktualne raporty.
Faktura split payment 2020
Najważniejszą zmianą od 2020 roku jest nowelizacja ustawy o VAT, gdzie w ust. 1a do artykułu 108a wprowadzono obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności. Kogo dotyczy obowiązek? W roku 2020 program do faktur MPP i magazynu powinni zakupić między innymi sprzedawcy węgla kamiennego i jego pochodnych, węgla brunatnego i jego pochodnych, wyrobów ze stali i stopów żelaza, jubilerzy, sprzedawcy sklepów z częściami komputerowymi, sklepów z elektroniką, sklepów z częściami motoryzacyjnymi, a także budowlańcy. Szczegółowy wykaz usług i towarów, których sprzedaż musi odbyć się poprzez split payment zawiera załącznik nr 15 do ustawy o VAT. A co to jest faktura MPP? Dokument MPP to faktura z adnotacją mechanizm podzielonej płatności. Należy ją wystawić, gdy co najmniej jedna pozycja wykazana na fakturze MPP znajduje się na liście załącznika nr 15 do ustawy o VAT i jednocześnie jednorazowa wartość brutto transakcji przekracza 15 tys. zł lub równowartość tej kwoty.
Dokumentowanie ruchów magazynowych
Wszystkie operacje zachodzące w magazynie, takie jak przyjęcie albo wydanie towaru najlepiej ewidencjonować za pomocą dokumentów magazynowych. Warto też zwrócić uwagę, czy dane oprogramowanie do fakturowania i magazynu oferuje możliwość automatycznego tworzenia WZ wraz z wystawianym dokumentem sprzedaży i automatyczne generowanie PZ wraz z wprowadzanym dokumentem zakupu. Dlaczego ważna jest rzetelna ewidencja ruchów w magazynie? Na jej podstawie można sprawdzić aktualny poziom zapasów. Właściwe stany produktów pozwalają też precyzyjnie określić zapotrzebowanie na dany towar, obniżyć koszty poprzez optymalizację zapasów, zwiększyć wydajność poprzez odpowiedni przydział półproduktów dla poszczególnych działów produkcyjnych albo zapewnić źródła alternatywnych dostaw w razie opóźnień i tymczasowych zakłóceń.
Sporządzanie podstawowych zestawień magazynowych i raportów
Zestawienie przedstawiające stany magazynowe na wybrany dzień służy do analizy struktury zapasów w poszczególnych składach towarowych. Sporządzenie zestawienia po cenach zakupu, pozwala dodatkowo wycenić wartość zamrożonej w magazynach gotówki. Posiadając podstawową wiedzę o strukturze i wartości aktywów w firmie, przedsiębiorca ma podstawę do podejmowania decyzji optymalizujących zyski poprzez redukcję długotrwale zalegających towarów i materiałów. Jakie inne raporty powinny być dostępne w programie do faktur i magazynu? Oprócz stanów magazynowych, drugim ważnym raportem jest raport kontroli inwentaryzacji, który należy sporządzić przynajmniej raz w roku (w szczególnych przypadkach, określonych w ustawie, rzadziej). Polega ona na porównaniu stanów księgowych z rzeczywistym. Oznacza to, że wszystkie zapasy należy policzyć, zważyć lub zmierzyć i oszacowane wartości wprowadzić do programu. Ostatnim ważnym raportem jest plik JPK_MAG, który jest przygotowany w odpowiednim formacie dla organów skarbowych na podstawie wcześniej wprowadzonych danych.
