Dlatego też polski Rząd przygotował projekt ustawy dotyczącej ochrony sygnalistów. Praca nad nim jeszcze trwa, ale wiadomo już, jakie będą najważniejsze nowe obowiązki dla pracodawców. Wdrożenie odpowiednich rozwiązań wymagane będzie przez wszystkie podmioty prywatne, które zatrudniają więcej niż 50 osób (zatrudnienie dotyczy umów o pracę bądź umów o pracę tymczasową).
Jeśli chodzi o systemy dokonywania zgłoszeń, to ustawa przewiduje trzy możliwości dla sygnalistów:
- system zgłoszeń wewnętrznych – funkcjonujący wewnątrz firmy na podstawie regulaminu dokonywania zgłoszeń,
- system zgłoszeń zewnętrznych – prowadzony przez odpowiednie organy administracji publicznej, wyznaczone do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów,
- ujawnienie publiczne – ujawnienie naruszeń prawa bezpośrednio opinii publicznej (media, Internet).
Dokonanie zgłoszenia zewnętrznego, czy ujawnienia publicznego, doprowadzi do nadszarpnięcia dobrego imienia firmy i ściągnie uwagę odpowiednich organów państwowych, dlatego też w interesie przedsiębiorców jest, aby sygnalista nie musiał szukać rozwiązania swojego problemu poza firmą.
Główne obowiązki pracodawców związane z ochroną sygnalisty:
- ustalenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych oraz kanału przyjmowania zgłoszeń w sposób gwarantujący poufność danych sygnalisty
- wyznaczenie osób bądź podmiotów, które zajmą się przyjmowaniem zgłoszeń
- przeszkolenie pracowników
- prowadzenie postępowań wyjaśniających co do otrzymanych zgłoszeń
- zakaz niekorzystnego traktowania oraz jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalistów
- stworzenie rejestru zgłoszeń.
Jednym z najważniejszych obowiązków będzie zapewnienie ochrony poufności tożsamości sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie, a ustawa przewiduje odpowiedzialność karną za ujawnienie danych sygnalisty. Dlatego też ustanowienie kanału zgłoszeń w firmie w oparciu o skrzynkę e-mailową lub numer telefonu wydaje się ryzykowne.
W tej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest zaufanie podmiotom specjalizującym się w tworzeniu bezpiecznych kanałów zgłoszeń wewnętrznych.
Notibox - platforma dla sygnalistów
Notibox to bezpieczny system do komunikacji pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, który realizuje wszystkie nowe obowiązki pracodawców związane z ochroną sygnalisty. Platforma ta pozwala sygnalistom dokonywać zgłoszeń, które następnie są szyfrowanie i dostarczanie pracodawcy w taki sposób, że w żadnym wypadku nie będzie w stanie poznać tożsamości sygnalisty. Notibox to intuicyjny, łatwy w użytku system on-line, który w obsłudze przypomina zwykłą skrzynkę e-mailową. Dzięki niemu wszystkie informacje zgromadzone będą w jednym miejscu dla wygody i bezpieczeństwa każdej firmy.
Notibox zminimalizuje ryzyko finansowe i prawne związane z nieprzestrzeganiem nowych przepisów. Natomiast chroniony przed działaniami odwetowymi w miejscu pracy sygnalista poczuje się bezpieczniej i pewniej dzięki Notibox.