1. Odciążenie z powtarzających się zadań
Mechanizmy automatyzacji mają jedno, podstawowe zadanie – odciążyć pracowników od wykonywania rutynowych, powtarzających się zadań; mają przejąć te czynności, które dana osoba musi każdorazowo powtarzać niczym słynne „kopiuj-wklej”. Dzięki temu pracownik ma więcej czasu na obowiązki, które wymagają od niego większego zaangażowania.
Przykłady czynności, które mogą zostać zastąpione przez mechanizmy automatyzacji.:
- wysyłanie powiadomień o zmianie statusu jakiegoś zadania lub zgłoszenia;
- generowanie statystyk dotyczących utylizacji pracy po każdym tygodniu/miesiącu;
- tworzenie wniosków o delegację lub urlopowych i wysyłanie ich do przełożonego.
- Przypisywanie zgłoszonej usterki do odpowiedniego zespołu lub do osoby.
- Wyszukiwanie artykułów/instrukcji dla pracownika, który ma jakiś problem do rozwiązania.
2. Przyspieszenie procesów
Mechanizmy automatyzacji nieodzownie łączą się z digitalizacją procesów czyli przeniesieniem ich do środowiska IT. Konieczne jest oczywiście określenie jaka czynność ma następować po jakiej oraz wszystkich scenariuszy „jeśli” natomiast duży wysiłek początkowy szybko przekłada się na znaczne przyspieszenie funkcjonowania firmy dzięki automatycznemu przekierowaniu zadań do odpowiednich osób, generowanym raportom i archiwizacji wszystkich czynności. Nie ukrywajmy – dzięki mechanizmom automatyzacji eliminujemy tzw. błędy ludzkie: zgubione dokumenty, niezidentyfikowane „wąskie gardła”, kłopot z odnalezieniem odpowiednich osób czy problem z oszacowaniem efektywności działań. Oczywiście digitalizacja nie obejmuje tylko firm przemysłowych – z powodzeniem zastępuje czynności typowo biurowe i pokrywa procesy takie jak np.:
- Rozliczanie delegacji
- Gromadzenie danych o klientach i prowadzonych dla nich działaniach
- Szeroko pojęte zarządzanie projektami
- Zarządzanie urlopami
Przykłady: https://ttpsc.com/pl/atlassian/oferta/gotowe-rozwiazania/
3. Eliminacja tzw. „papierologii”
Kolejnym atutem mechanizmów automatyzacji jest krótszy czas finalizacji danej czynności – wnioski czy inne dokumenty, od razu trafiają do odpowiednich osób z powiadomieniem o konieczności reakcji. Dzięki temu ograniczamy poziom frustracji wynikający z konieczności dostarczenia wydruków odpowiednim osobom i trzymania kciuków za to, żeby one z kolei odebrały, podpisały i przekazały je dalej w terminie. Procesy przeniesione do systemów IT są egzekwowane w 100% cyfrowo, łącznie z możliwością składania e-podpisu na dokumentach.
4. Więcej przestrzeni na kreatywność
W momencie, gdy system przejmuje wykonywanie powtarzających się zadań i to on dostarcza odpowiednie materiały/dokumenty do określonych osób w firmie, pracownik może bardziej zaangażować się w zadania wymagające kreatywności; ma więcej przestrzeni na samodzielnie proponowanie rozwiązań usprawniających funkcjonowanie firmy, może skupić się na najważniejszych zadaniach wynikających ze swojego stanowiska, czy zadbać o rozwój osobisty poświęcając więcej uwagi szkoleniom. Automatyzacje nie zastąpią człowieka, mogą natomiast znacznie odciążyć go od czasochłonnych, rutynowych zadań.
