5 kroków do udanej podróży służbowej
-Wybierając się w podróż służbową do klienta na pewno wiesz, gdzie ma swoją siedzibę i gdzie odbędzie się Wasze spotkanie. Doskonale też znasz datę spotkania. Twoim pierwszym krokiem będzie zorganizowanie transportu. O ile spotkanie odbędzie się gdzieś blisko, możesz skorzystać ze służbowego samochodu, ale jeśli wybierasz się gdzieś dalej, rozważ pociąg. Siedząc wygodnie w przedziale będziesz miał chwilę, aby odpocząć, albo przygotować się do spotkania. Rozważ również lot samolotem, bilet w tanich liniach lotniczych nie obciąży konta firmy. Jeśli spotkanie ma się odbyć za granicą, to samolot jest najlepszym rozwiązaniem. Jednak niezależnie od środka transportu, jak najszybciej kup bilet.
-Zarezerwuj nocleg. Często podróże służbowe trwają kilka dni, dlatego rezerwacja noclegu jest koniecznością. Poszukaj jakiegoś miłego hotelu blisko siedziby firmy klienta, z którym jesteś umówiony na spotkanie. Odległość od hotelu do biura odgrywa tutaj ważną rolę. Na pewno chcesz wejść do biura klienta wypoczęty i w nienagannym stroju, jeśli podróż z drugiego końca miasta zajmie Ci godzinę, a dodatkowo będziesz miał na trasie trzy przesiadki, zapomnij, że będziesz wyglądał dobrze. Alternatywą dla hoteli są hostele i serwisy typu Airbnb, czyli wynajęcie prywatnego mieszkania.
-Przygotuj materiały, które chcesz przekazać klientowi. Szczególnie, jeśli masz ważne spotkanie, wszystko musi być dopięte na ostatni guzik. Nie możesz kontrahentowi patrzeć głęboko w oczy i nic nie mówić z nadzieją, że spotkanie będzie udane. Dobre przygotowanie jest kluczem do sukcesu. Bardzo ważne są prezentacje - przygotuj dobrą, która będzie Ci pomocna w przekonaniu do siebie klienta. Zorganizuj również wszelkie materiały, z którymi klient będzie mógł się zaznajomić. Tak naprawdę jest to najważniejszy punkt całego przygotowania, poświęć na niego najwięcej czasu.
-Pakowanie się nigdy nie jest proste, niezależnie od tego, czy jedzie się na rodzinną wycieczkę, czy na spotkanie służbowe. Zabierz przynajmniej tyle oficjalnych ubrań, ile przewidujesz spotkań z klientem. Jeśli jest to tylko jednodniowy wyjazd, to wystarczy Ci jeden garnitur, czy jedna garsonka. Jeśli będzie to kilkudniowa podróż mniej coś w zanadrzu. Weź również pod uwagę to, że klient być może po spotkaniu zaprosi Cię na mniej oficjalną kolację, przygotuj się na tę okoliczność. Wyjazd służbowy ciężko połączyć z przyjemnością, ale być może znajdziesz chwilę czasu dla siebie. Zabierz jeden codzienny zestaw ubrań, choćby po to, żeby bez zbędnego stresu napić się kawy w restauracji hotelowej.
-Kilka dni przed podróżą zrób listę wszystkich najważniejszych rzeczy, które musisz zabrać. Wpisz na nią nawet takie małe drobnostki jak ładowarka do telefonu. O takich drobnych rzeczach najczęściej się zapomina.
Wykonuj wszystkie powyższe czynności po kolei, a na pewno o niczym nie zapomnisz. Pamiętaj, że w biznesowych spotkaniach najważniejsza jest pewność siebie. Dobra organizacja podroży służbowej na pewno Ci jej doda. Plan minimalizuje również ryzyko niepowodzenia celu podróży.
Bissole Business Travel - podróże służbowe dla wymagających - bissole.pl.
