Zalety jakie daje korzystanie z usług biura rachunkowego
Przedsiębiorca, który dopiero zaczyna działalność i nie posiada rozległej wiedzy z zakresu księgowości, może zdecydować się na korzystanie z usług biura rachunkowego. To znacznie ograniczy jego czas i nakład pracy. W sytuacji jednak kiedy pojawiają się wątpliwości co do poprawności i rzetelności prowadzonych rozliczeń, przedsiębiorca może podjąć decyzję o zmianie biura rachunkowego. Do podobnej decyzji skłania właścicieli firmy brak reprezentowania przez biuro rachunkowe przed urzędami — tj. przed ZUS-em i urzędem skarbowy. Także w sytuacji braku właściwego wsparcia merytorycznego i konieczności odległych i regularnych dojazdów do biura rachunkowego decyzja o zmianie biura jest uzasadniona.
Jak w praktyce zmienić biuro rachunkowe?
Biuro rachunkowe można zmienić w dowolnym momencie, niezależnie od tego, czy jest to np. początek, czy koniec roku kalendarzowego. Ważne, jednak by zmiana miała miejsce po zamknięciu okresu rozliczeniowego, a także złożeniu deklaracji i opłaceniu wyliczonych podatków. W ramach współpracy z danym biurem należy wziąć pod uwagę również okres wypowiedzenia, który wynosi często dłużej niż 1 miesiąc, jeśli chodzi o usługi księgowe. O takie kwestie warto, zatem zadbać odpowiednio wcześniej.
Rozwiązanie umowy z obecnym biurem rachunkowym poprzedza jej wypowiedzenie. W trakcie trwania tego okresu można znaleźć inne biuro lub podjąć dedycję o tym, że chcemy samodzielnie prowadzić księgowość i zdobyć wiedzę w tym zakresie. W dalszej kolejności, jeśli nadal chcemy pozostać przy usługach księgowych z zewnątrz, konieczne jest podpisanie umowy z nowym biurem rachunkowym. Co istotne, umowa ta wchodzi w życie w dniu następującym po terminie, w którym rozwiązaniu ulega poprzednia umowa. Można również podpisać umowę z datą przyszłą, jeśli nowe biuro rachunkowe wyraża na to zgodę.
Zmiana biura rachunkowego a wpisy do CeiDG
Ważną kwestią podczas zmiany biura rachunkowego jest zmiana danych we wpisie do CEiDG oraz aktualizacja informacji o podmiocie odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości i miejscu, w którym są przechowywane dane. To kolejna czynność, jaką należy wykonać podczas zmianą biura rachunkowego. W formularzu CEiDG-1 w odpowiednim punkcie konieczne jest wpisanie nazwy i numeru NIP firmy księgowej, a także adresu, w którym przechowuje się dokumentację firmową. Ważne jest również uzupełnienie informacji o dacie, w której powstały zmiany-tj. dniu, w którym weszła w życie umowa z nowym biurem. Ostatniego dnia okresu wypowiedzenia lub też w niedługim czasie przed nim ważne jest również, by odebrać z poprzedniego biura dokumenty i przekazać je do nowego.
Jakie dokumenty należy przekazać do nowego biura rachunkowego?
Teczka dokumentów, które należy przekazać do nowego biura, powinna zawierać:
- wydruki z KPiR z całego okresu rozliczanego przez obecne biuro rachunkowe,
- rejestry VAT zakupów i sprzedaży,
- ewidencje: środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdu,
- deklaracje rozliczeniowe ZUS,
- deklaracje podatkowe (np. VAT-7, VAT-7K) oraz potwierdzenia ich wysłania,
- faktury, rachunki, wyciągi bankowe, potwierdzenia zapłat należności, umowy itp.
Mieszkając w stolicy, jak i jej okolicach, warto wiedzieć gdzie znaleźć rzetelne i godne polecenia biura rachunkowe, które oferują kompleksową obsługę w zakresie zajmowania się dokumentacją firmową. Tego typu oferty znajdziemy także w sieci, zależnie od miejsca, w którym prowadzimy działalność oraz dzielnicy miasta, np. biuro rachunkowe Warszawa Mokotów.
Artykuł powstał dzięki uprzejmości firmy Sygnum.
