Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe?
Z różnych powodów dochodzi do zerwania współpracy z biurem rachunkowym, najczęściej jednak jest to wynik słabych starań biura rachunkowego na rzecz optymalizacji kosztów, a także problemy wynikające z terminowością i komunikacją z biurem rachunkowym. Bywa też tak, że przedsiębiorca dokonuje zmiany biura rachunkowego w wyniku zaistnienia braków w dokumentacji czy złych obliczeń, których konsekwencjami mogą być kary finansowe nałożone przez urząd skarbowy. Całe szczęście są to sytuacje sporadyczne.
Na zmianę biura księgowego warto zdecydować się również wtedy, gdy czujemy się niedoinformowani przez nasze biuro rachunkowe lub gdy jesteśmy niejako „przymuszeni” do prowadzenia równoległej ewidencji, aby mieć pewność poprawności wyliczonych deklaracji. O czym zatem warto pamiętać, dokonując zmiany?
O czym warto pamiętać, dokonując zmiany biura rachunkowego?
Jeżeli prowadzimy pełną księgowość bądź też posiadamy spółkę to optymalnym czasem na przeprowadzenie procesu zmiany biura rachunkowego jest z pewnością zakończenie roku, które zbiega się z zakończeniem okresu rozliczeniowego. Choć warto pamiętać, że zgodnie z polskim prawodawstwem nie ma w tej kwestii żadnych ograniczeń. W praktyce jednak najczęściej ustala się 1 lub 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Pomimo tego nic nie stoi na przeszkodzie, by w tym czasie przedsiębiorca mógł podpisać umowę z innym biurem rachunkowym.
Taka umowa powinna zawierać informacje, że czas rozpoczęcia świadczenia usług następuje w dniu wygaśnięcia współpracy z poprzednim biurem. Podpisanie umowy powinno nastąpić odpowiednio wcześniej, chociażby ze względu na konieczność rzetelnego sprawdzenia dokumentacji. Cały ten proces może zając nawet kilka tygodniu – w zależności od wielkości firmy (przy dużych przedsiębiorstwach nawet kilka miesięcy). W celu upewnienia się, że wszystko przebiega prawidłowo, warto zaangażować w to nowe biuro rachunkowe.
Jak zmienić biuro rachunkowe – niezbędne kroki?
W celu zmiany biura rachunkowego należy uregulować kilka istotnych kwestii, takich jak chociażby:
wystawić odpowiednie pełnomocnictwo, które umożliwi reprezentację firmy przez nowe biuro rachunkowe - UPL-1;
przekazać dokumenty rejestrowe;
odebrać wszystkie dokumenty ze starego biura rachunkowego - faktury, deklaracje, umowy, dokumenty kadrowe, wyciągi;
Z pewnością najważniejszą kwestią w przypadku dokonywania zmiany biura rachunkowego jest powiadomienie urzędu skarbowego o zaistnieniu takiej sytuacji. Pamiętajmy też o poinformowaniu urzędu o wygaśnięciu pełnomocnictwa dla starego biura rachunkowego. Do tego celu służy formularz OPL-1.
Więcej: https://keep-going.pl/
