Często jest to trudne zadanie, gdyż o wyborze decyduje wiele czynników. Wśród nich można wymienić m.in. rodzaj spotkania, czas, liczbę osób oraz budżet.
Odległość
Ważna kwestia to odległość. Każdy organizator musi zadecydować, czy lepszym wyborem będzie ośrodek konferencyjny znajdujący się w centrum miasta, czy też na uboczu. To pierwsze rozwiązanie jest bardziej ekonomiczne, gdyż mniejsze koszty należy ponieść na dojazd. To drugie jednak zapewnia lepszą atmosferą do odbycia konferencji, ponieważ często taka lokalizacja gwarantuje lepszy krajobraz, ciszę oraz czystsze powietrze.
Sale konferencyjne
Wśród obiektów konferencyjnych znajdują się sale konferencyjne, które powinny posiadać dobrej jakości sprzęt multimedialny. Do przeprowadzenia konferencji nieodzowne są:
- odpowiednie nagłośnienie,
- mikrofon,
- rzutnik,
- dobra akustyka,
- szybkie łącze internetowe,
- oświetlenie o dobrej jakości.
Wskazane jest, aby ponadto sala konferencyjna umożliwiała ustawianie krzeseł na różne sposoby, takie jak m.in.: podkowa, teatr, okrągły stół, szkolna sala czy też odwrócona podkowa. Dzięki temu uczestnicy będą mogli ustawić krzesła tak, jak jest to dla nich najwygodniejsze. Niezwykle ważnym kryterium jest wielkość sali. Jeżeli konferencja jest organizowana dla stosunkowo małej liczby osób, to duża aula nie jest zbyt korzystnym rozwiązaniem, gdyż uwaga ludzi może zostać rozproszona. Z drugiej strony, jeżeli uczestnicy zostaną nadmierni ściśnięci, to może to spowodować nadmierny szum komunikacyjny oraz brak przepływu powietrza, co może negatywnie wpłynąć na samopoczucie wszystkich osób. Dobrą wiadomością jest jednak to, że powstaje coraz więcej ośrodków z kilkoma rozmiarami sal.
Hotele konferencyjne
Jeżeli organizuje się kilkudniową konferencję, to godne polecenia są wówczas hotele konferencyjne. Zapewniają one niezbędną ilość pokojów, restaurację oraz sale z niezbędnym wyposażeniem. Jednak należy też zadbać o dodatkowe atrakcje pozwalające jak najlepiej spędzić czas wolny, a więc m.in. siłownię, basen, saunę, boisko, salę gimnastyczną czy też kort tenisowy. Przy wyborze takiego hotelu warto też zwrócić uwagę na jego lokalizację. Jeżeli będzie on się znajdował w pięknym miejscu, to z pewnością wpłynie to pozytywnie na wszystkich uczestników konferencji .
