Mit dem Zeiterfassungssystem vertraut machen
Wer den Überblick über sein Stundenkonto behalten möchte, muss die Funktionen des im Unternehmen eingesetzten Zeiterfassungssystems verstehen, um das System bestmöglich nutzen zu können. In erster Linie geht es nicht um das "Ein- und Ausstempeln", sondern um die Möglichkeit, Informationen zum eigenen Stundenkonto jederzeit abrufen zu können, um die Plus- und Minusstunden im Auge zu behalten. Arbeitnehmer sollten sich in regelmäßigen Abständen über den "Kontostand" ihres Stundenkontos informieren, um Über- oder Fehlstunden innerhalb der gesetzlichen Fristen ausgleichen zu können.
Bei Unternehmen, die ältere Zeiterfassungssysteme nutzen, kann der Kontostand des Stundenkontos nicht jederzeit eingesehen werden, wie dies beispielsweise bei onlinebasierten Zeiterfassungssystemen der Fall ist. Die Daten sind ausschließlich im Unternehmen vorhandenen, was dem Arbeitnehmer einen Nachweis praktisch unmöglich macht. Zur Dokumentation und zum Nachweis empfiehlt es sich, in regelmäßigen Abständen den Kontostand mit dem Smartphone zu fotografieren.
Nicht auf Vorgesetzte und Führungskräfte verlassen
Die Entwicklung des Stundenkontos darf nicht allein Führungskräften und Vorgesetzten anvertraut werden, die darauf hinweisen müssen, wenn sich Minus- und Überstunden im Ungleichgewicht befinden. Eigenverantwortlichkeit ist gefragt, denn wird ein größer werdendes Ungleichgewicht frühzeitig erkannt, kann der Arbeitnehmer seine Personalplanung anpassen und Stunden ausgleichen.
Die Zeiterfassung für Betriebe wird entweder in der Betriebsvereinbarung, im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag geregelt. Für Arbeitnehmer ist von Interesse, um welche Art von Stundenkonto es sich bei ihm handelt, denn die einzelnen Modelle unterscheiden sich mitunter erheblich voneinander. So gibt es beispielsweise auch Stundenkontos, auf denen langfristig Arbeitszeit angespart werden kann. Solche Modelle zur Zeiterfassung sind beispielsweise für Arbeitnehmer interessant, die vorzeitig in den Ruhestand gehen oder ein Sabbatjahr einlegen möchten.
Die Abkehr vom "Stundenzettel"
In vielen Unternehmen existieren immer noch zahlreiche ineffiziente Zeiterfassungssysteme wie Stundenzettel oder Excel-Tabellen, in denen die Arbeitszeiten vom Vorgesetzten oder Mitarbeiter eingetragen werden. Obwohl diese Lösungen technisch anspruchslos sind, sollte für das Arbeitszeitkonto besser eine moderne Software-Lösung verwendet werden, die Mitarbeiter ermöglicht, ihre Arbeitszeiten über ihre Smartphones oder über einen Computer online zu verwalten. Ein solches Zeiterfassungssystem ermöglicht eine sekundengenaue Erfassung der Arbeitsstunden und es kann jederzeit eingesehen werden, um Informationen zum Kontostand zu erhalten.
Zeitraum zum Ausgleich der Plus- oder Minusstunden beachten
Der Zeitraum in dem Plus- oder Minusstunden ausgeglichen werden müssen, ist innerbetrieblich geregelt und beträgt im Optimalfall eine Zeitspanne von einem Jahr. Leisten Arbeitnehmer Überstunden, müssen diese innerhalb von sechs Monaten ausgeglichen werden. Überstunden entstehen, wenn eine Höchstarbeitszeit von wöchentlich 48 Stunden überschritten wird. Unternehmen, die gegen diese gesetzliche Vorschrift verstoßen, werden mit Geldbußen bestraft. Um das Stundenkonto besser im Blick haben zu können, sollten sich Arbeitnehmer über den gültigen Ausgleichzeitraum in ihrem Betrieb erkundigen.
